La mayoría de los hoteles independientes hacen el forecast en una hoja de cálculo, sin un sistema de revenue management. El método es el mismo que usan las grandes cadenas. Lo que cambia es el número de segmentos que puedes manejar de forma realista, no las cuentas.
Ese método lo hemos escrito entero: dieciséis módulos en cuatro partes, con una plantilla de Excel de doce hojas que ya trae las fórmulas montadas. Las dos cosas son gratuitas. Este artículo es el mapa, para que sepas exactamente qué hay dentro antes de dedicarle tiempo.
Primero tres acrónimos, porque aparecen en todos los informes del sector: OTB (on the books, lo que tienes reservado ahora mismo), LY (el año anterior) y STLY (el mismo momento del año anterior, leído a la misma antelación).
¿Qué tiene que incluir el forecast de un hotel?
Un forecast hotelero completo cubre cuatro cosas, y en este orden. Primero, los fundamentos: la diferencia entre un presupuesto, que se fija una vez al año, y un forecast, que se mueve cada semana, además de las cuatro cifras diarias que necesitas y cómo limpiarlas. Segundo, la segmentación: repartir la demanda por segmento, por canal con ADR neto y no bruto, por tipología y por lead time, porque el total esconde dónde está el problema. Tercero, la proyección: un calendario de demanda que marca dónde el año anterior deja de ser comparable, la fórmula nuclear Forecast = OTB + (Closing LY - OTB STLY) aplicada a roomnights y a ADR, los grupos proyectados sobre lo que se ocupa y no sobre lo que se bloquea, las cancelaciones y no-shows descontadas, y la consolidación hasta RevPAR y TRevPAR. Cuarto, la decisión: convertir la proyección en una palanca que de verdad muevas, y comprobar después si acertaste.
Parte 1. Fundamentos
Módulo 1. Qué es un forecast y qué no es. El presupuesto se aprueba en septiembre u octubre y se queda fijo. Es la referencia contra la que te miden. El forecast se mueve cada semana con datos reales, y su trabajo es avisarte con tiempo de que el presupuesto no se va a cumplir, o de que se va a superar. Un forecast que nunca se mueve no es un forecast.
Módulo 2. Los datos que necesitas, y limpiarlos antes. Cuatro cifras por día: el OTB actual, el OTB STLY, el cierre del año anterior y el presupuesto. Antes de proyectar nada se limpia la base, porque un histórico lleno de bloqueos de grupo irreales y de no-shows produce una proyección que hereda todos esos errores.
Parte 2. Segmenta antes de proyectar
Módulo 3. Segmentación. La taxonomía que usa de verdad el sector, repartiendo la demanda en Transient, Groups y Others, y la yieldability de cada uno: lo que puedes mover en precio, lo que puedes mover un poco y lo que no puedes mover nada.
Módulo 4. Canales. Mix, ADR neto y no bruto, y coste de adquisición por canal. Esto no es un ejercicio contable. Es cómo decides dónde empujar cuando el total va por detrás, en lugar de bajar la tarifa a todo.
Módulo 5. Tipologías. Los cuatro métodos de diferencial, y por qué la palanca es la disponibilidad y no el precio. Proyectar solo el total de habitaciones esconde el problema más común del hotel independiente: agotar la tipología barata en cada pico y dejar vacías las caras.
Módulo 6. Lead time. La curva de reservas por segmento, en tramos, para saber si una fecha floja es un problema o simplemente todavía no le ha llegado el turno.
Parte 3. Proyectar
Módulo 7. El calendario de demanda: cuándo el año anterior te miente. Tres casos rompen la comparación, y ninguno te avisa. Un evento nuevo que tu histórico no contiene. Un evento que se ha ido, que es el más caro de los tres porque nadie lo mira. Y un festivo que cae en otra semana, porque dos meses con el mismo nombre pueden no tener los mismos viernes y sábados. De ahí sale la regla que se repite en toda la guía: las comparaciones se hacen día de la semana contra día de la semana, nunca fecha contra fecha.
Módulo 8. La fórmula nuclear, aplicada por segmento. Forecast = OTB + (Closing LY - OTB STLY), aplicada por separado a roomnights y a ADR. Un ejemplo resuelto sobre ADR: hoy tienes un OTB de 84, el año pasado en este mismo punto ibas por 90, y cerraste en 101. El pickup esperado es 11. Tu forecast de ADR es 95.
Módulo 9. Grupos. Un bloqueo de grupo no es una reserva. Es una probabilidad con fecha de caducidad, y proyectarlo como si fuera dinero es la forma más rápida de convertir un mes que pintaba bien sobre el papel en un mal cierre.
Módulo 10. Cancelaciones, no-shows y overbooking. En el módulo 2 los limpiaste del histórico. Aquí los proyectas, que es un trabajo distinto, y es lo que convierte un OTB bruto en una cifra fiable. Tu nivel de overbooking sale del mismo cálculo.
Módulo 11. Consolidar hasta el RevPAR. ADR ponderado, ocupación contra capacidad real, y el RevPAR descompuesto en sus dos motores para que puedas decir cuál de los dos se movió.
Módulo 12. De RevPAR a TRevPAR. Si tienes restaurante, spa o parking, el RevPAR se queda corto para responder a un propietario. El ancillary cuelga directamente de las habitaciones vendidas, así que no es un ejercicio nuevo.
Módulo 13. Pickup y pace. Dos fotografías fechadas de tu OTB para la misma fecha de estancia. Es el termómetro de demanda más rápido que tienes, y el que te avisa de que algo va mal cuando todavía hay tiempo.
Módulo 14. ¿Cuántas habitaciones voy a vender y a qué precio? La pregunta que hace de verdad un propietario, con respuesta defendible: el cierre del año anterior para el mismo día de la semana, menos tu OTB de hoy, topado en las habitaciones que te quedan libres de verdad.
Parte 4. Actuar y comprobar
Módulo 15. De la proyección a la decisión. Un forecast que no acaba en una decisión es una hoja de cálculo cara. MLOS, abrir y cerrar tipologías, rate plans, CTA y CTD, y las promociones tratadas como un what-if. Con un guardrail: no lances alto para ir bajando.
Módulo 16. Comprobar si acertaste. Un forecast que nunca compruebas es una opinión. Tu propio sesgo aparece en menos de tres meses, y siempre va en la misma dirección.
La plantilla de Excel: doce hojas
Solo rellenas las celdas de color crema. No hay nada hardcodeado por propiedad: inventario, segmentos y comisiones viven en una hoja y el resto lee de ahí.
- LÉEME. Cómo usarla, en orden.
- PARÁMETROS. Inventario, habitaciones fuera de servicio, moneda, segmentos, canales y comisiones. Todas las demás hojas leen de aquí.
- CALENDARIO DEMANDA. Tipo de día, evento, si existía el año pasado, la fecha LY comparable, un chequeo de día de la semana y el porcentaje de ajuste.
- FORECAST DIARIO. OTB en roomnights, ingresos y ADR, STLY, cierre del año anterior, pickup esperado y el forecast resultante, día a día.
- GRUPOS. Roomnights bloqueadas, probabilidad de conversión, porcentaje de wash, roomnights e ingresos esperados y la fecha de cut-off.
- CANCELACIONES Y OVERBOOKING. Tus propias tasas calculadas desde el histórico del PMS, después la tasa que decides usar, y el nivel de overbooking que sale de ahí.
- PICKUP SEMANAL. Las dos fotografías y la diferencia entre ellas, en roomnights y en ingresos.
- POR CANAL. ADR neto, gap contra STLY, porcentaje de avance y la acción propuesta por canal.
- POR TIPOLOGÍA. Diferenciales, qué tipología se agota antes y la ocupación en las fechas pico.
- ANCILLARY Y TREVPAR. Ratios de F&B y otros por habitación vendida, llevados hasta el ingreso total.
- CIERRE PROYECTADO. Dos escenarios, base y pickup un 20% más flojo, porque un rango con su supuesto declarado se defiende y un número único no.
- PRECISIÓN. Forecast contra real, el error y su dirección, mes a mes.
Cómo conseguir las dos cosas
La guía y la plantilla son gratuitas, en inglés y en español. Dejas tus datos y te enviamos los dos ficheros por correo.
Este contenido ha sido creado con ayuda de inteligencia artificial y revisado por Rafael Osborne (Profit Guest Services) antes de publicarse.
