Esta guía recorre la vida entera de un grupo: desde el minuto en que llega el lead, pasando por el análisis y la cotización, hasta el seguimiento semanal, el cut-off y la revisión posterior a la estancia. Nombra las situaciones que te vas a encontrar de verdad, las condiciones que te protegen y los KPIs que dicen si tu negocio de grupos funciona. Al final tienes una plantilla de Excel que hace todos los números de esta guía.
Para quién es
Revenue managers, directores, equipos comerciales y de reservas de hoteles independientes que reciben peticiones de grupo (empresas, agencias, touroperadores, equipos deportivos, bodas, tripulaciones) y hoy las cotizan a ojo o con una "tarifa de grupo" fija.
Qué necesitas antes de empezar
- Tu forecast por día para las fechas pedidas: no solo el OTB (on the books, lo que ya tienes reservado), sino OTB más el pickup que aún esperas. Cotizar contra el OTB a secas siempre exagera el hueco que te queda.
- La capacidad que estás dispuesto a vender, por día, y tu techo de grupos: el máximo de habitaciones por noche que permites a grupos para que nunca se coman la base que reservas al transient mejor tarifado. Lo que pase de ese techo debería necesitar el visto bueno del responsable de revenue o de dirección, no un si por reflejo.
- El ADR transient esperado por día en esas fechas, y tu MAR (tarifa mínima aceptable) por temporada si trabajas con una.
- Tres márgenes de tu cuenta de resultados: margen de contribución de habitaciones, de F&B y de salones. Si no los tienes, tu contable si.
- El gasto medio de un cliente individual fuera de la habitación (desayuno, bar, spa, parking). El grupo también desplaza ese gasto.
- El histórico de la cuenta si es un grupo repetidor: bloqueado contra consumido. Esa diferencia tiene nombre, wash, y es el mejor predictor de lo que el bloque vale de verdad.
Ponle nombre al grupo antes de cotizarlo
Las cuentas son iguales para todos los grupos; los riesgos no. Identifica el tipo antes de abrir la hoja:
- Corporate y MICE. Las reuniones traen salones y F&B, que bajan el mínimo de habitación que necesitas. Su riesgo real es el attrition: los bloques encogen. Liga la renta de salones y los mínimos de F&B al pickup de habitaciones.
- Bodas y eventos sociales. Pocas habitaciones, muchísimo F&B. A menudo las habitaciones son casi un accesorio: la contribución esta en el banquete. Protégelo con un mínimo de F&B y depósitos con calendario; el comprador emocional cancela distinto que una empresa.
- Series de touroperador. Bloques que se repiten toda la temporada a tarifa neta. Decide entre cupo garantizado y cupo compartido, marca un release por entrada, y juzga la serie por el displacement de la temporada entera, no por un martes flojo.
- Equipos deportivos y tripulaciones. Tarifas planas, estancias largas, poco gasto extra, y compradores que saben exactamente lo que cobran los demás. Baratos de operar, rápidos de desplazar; decide la tabla de displacement, no el escudo del equipo.
- Buyout total. El grupo se lleva el hotel entero. Todo es displacement: cada habitación transient y cada euro de gasto extra. Cotiza la certeza que compran, no un descuento por volumen, y endurece todas las condiciones: depósitos, escala de cancelación, fuerza mayor.
El proceso, paso a paso
Paso 1. Recibe y cualifica el lead, el mismo día
Asigna un responsable y responde dentro de un día laborable; el mismo día es mejor. La organización esta pidiendo a varios hoteles a la vez y la primera respuesta seria encuadra la negociación. Antes de cualquier cálculo, consigue la forma del negocio:
- Fechas, noches y habitaciones por noche: el patrón del bloque día a día, no solo el total.
- Personas por habitación y pax totales.
- Qué más compran: desayunos, almuerzos, cenas, salones, con qué programa.
- Gratuidades que pide la organización y comisión si viene por agencia.
- Fecha de decisión, hoteles competidores si te los dicen, y flexibilidad: ¿puede moverse a otras fechas? Un grupo que puede pasar de tu sábado punta a un martes flojo cambia la respuesta por completo.
- Histórico si es cuenta repetidora: bloqueado contra consumido, última tarifa.
Carga la petición en el PMS como bloque en tentativa con su release desde el primer día. Las tentativas no son reservas confirmadas, pero se apoyan sobre tu OTB y tienen que ser visibles cuando pongas precio a esas fechas, o dos leads sobre el mismo fin de semana parecerán caber los dos.
Paso 2. Haz la fotografía de las fechas
Para cada noche del bloque, apunta capacidad, forecast (OTB más el pickup que falta) y ADR esperado. Mientras lo haces, revisa tres cosas: el calendario de eventos (una feria o un concierto lo cambian todo), otros grupos ya confirmados o en tentativa sobre esas fechas, y tu techo de grupos. Aquí nacen la mayoría de las malas cotizaciones: mirar la ocupación de hoy en vez del forecast hace que una fecha a diez meses vista parezca vacía cuando iba a llenarse sola.
Si el lead esta a 12 o 18 meses, tu forecast es débil. Apóyate en el año pasado, la estacionalidad y los eventos, cotiza con condiciones más duras y pon en el contrato una fecha de revisión para cuando la fecha entre en tu ventana real de venta.
Paso 3. Calcula el displacement, día a día
El displacement responde una sola pregunta: ¿a cuántos clientes de pago digo que no para alojar a este grupo? Por noche:
Habitaciones desplazadas = MAX(0; forecast + habitaciones del grupo - capacidad)
Si el bloque cabe en tus habitaciones vacías, el displacement es cero esa noche y el grupo es negocio puramente incremental. Si no cabe, cada habitación desplazada es ingreso transient que sacrificas, al ADR de esa noche, más el gasto extra que ese cliente habría dejado en el hotel. Un grupo casi nunca desplaza lo mismo cada noche: un bloque de miércoles a domingo puede desplazar cero el miércoles y 150 habitaciones el sábado. Por eso el análisis es diario, nunca una media.
Paso 4. Cuenta todo el dinero del grupo, no solo la habitación
El grupo trae ingreso de habitaciones (la incógnita que resolvemos), ingreso de F&B a tu margen de F&B, y salones a su margen. Y el grupo cuesta: servicios incluidos que pagas tu (desayuno, lavandería, traslados), gratuidades que consumen inventario y producen cero ingreso de alojamiento, y comisión: con un 10% de comisión tu neto es el 90% de lo que cotizas. Apunta cada pieza; cualquiera puede dar la vuelta a la decisión.
Paso 5. Calcula el precio mínimo
El precio mínimo es aquel al que el grupo deja al hotel exactamente igual que el negocio que desplaza. Dos caminos:
- Método por ingresos (rápido). Ingreso de alojamiento desplazado más gasto extra desplazado, menos el ingreso adicional que el grupo trae fuera de habitaciones, dividido entre las room nights de pago del grupo. Suficiente en fechas con poco displacement.
- Método por contribución (completo). La misma lógica sobre márgenes: contribución desplazada, menos la contribución del F&B y los salones del grupo, más los costes que el grupo genera, dividido entre las room nights de pago, más el coste variable por habitación. Más honesto, porque un euro de F&B no vale lo mismo que un euro de habitaciones.
Después ajusta. Eleva por la comisión: mínimo neto dividido entre uno menos la comisión. Recalcula por las gratuidades: cada habitación gratis sube el mínimo de las que si pagan. Y compara el resultado con tu MAR de temporada: la cotización trabaja con el más alto de los dos suelos.
El mínimo no es la cotización: es el suelo que pisas. En fecha floja el mínimo saldrá bajo y aun así puedes cotizar por encima, a lo que el grupo vale en tu mercado. En fecha caliente el mínimo saldrá alto, y si el grupo no llega, decir que no es la decisión rentable.